E-Filing System and Document Management

in house training dengan judul E-Filling System and Document Management, ini diikuti peserta yang berasal dari Universitas Negri Jakarta (UNJ). di hotel Asyana Kemayoran Jakarta

Contents 

1. PARADIGMA & FILOSOFI :
   Aspek Strategis dan Trend Ke Depan Manajemen Filing Modern dalam Penerapan E-Filing dan Document Management.

Trend terbaru : electronic filing dan document management dalam bisnis.
Beragam keunggulan dari electronic filing dan document management pada:
•Penemuan arsip, penyusutan arsip, penilaian, pemindahan dan pemusnahan arsip.
•Alur surat masuk dan keluar serta alih media termasuk media digital.
•Sistem indeks dan abjad dalam filing.
•Memahami perkembangan sistem arsip konvensional & elektronik.
•Membahas perbedaan antara karakteristik bisnis & implikasi terhadap sistem arsip elektronik.
•Membahas permasalahan teknis dalam eFDM: metode, tata waktu, tata administrasi.
•Membahas aspek hukum & legal eFiling. VIDEO: Microsoft Future Technology.

2. Langkah Implementasi 1: Pembenahan Arsip Fisik
   Memahami kategori & klasifikasi dokumen.
   •Memahami indeks & kode arsip.
   •Memahami hak akses (public & non-public), map of location & PiC.
   •Membahas peluang implementasi Barcoding, RFID dalam sistem arsip fisik.
   •Membahas penyusutan dokumen secara bertahap.
   •TIPS & TRICKS: membahas pemakaian filing cabinet dengan baik & benar.
   •TIPS & TRICKS: membahas indeks, klasifikasi, kode & PiC, lokasi & akses.
   •TIPS & TRICKS: membahas contoh produk penyimpanan (compacto & pronto).
   •TIPS & TRICKS: membahas contoh produk penyusutan arsip (ideal).
3. Pentingnya SOP dalam bisnis: Pembuatan, Penerapan, Pelembagaan
   Pemahaman tentang pentingnya SOP, apa Benefit dan Costnya.
   •Sejarah terjadinya SOP terkait dengan pendekatan yang dipilih : hirarki, beda pendekatan = beda istilah.
   •“Motivasi” & Urgensi dasar pembuatan SOP : Mendapatkan kelulusan sertifikasi.
   •Perbaikan proses (lebih ringkas / cepat / lengkap).
   •Peringkat kinerja dan service level
   . •Tehnik Melibatkan banyak stakeholder.
   •Pengaruh SOP guna Peningkatan kinerja para karyawan, dalam kaitannya dengan divisi yang terkait.
4. Langkah Implementasi 2: Migrasi Ke E-Filing
   Membahas keuntungan dan kerugian dari penggunaan e-Filing: Beli Software VS Gratisan download dari internet.
   •Memahami tingkatan dan struktur dari dokumen: Daftar Induk Dokumen, Daftar Tipe
5. Dokumen, Daftar PiC, Daftar Lokasi Penyimpanan.
   Membahas implementasi elektronik dari indeks, klasifikasi, kode & PiC, lokasi & akses.
   •Membahas Konsep sistem dari management dokumen.
   •Membahas berbagai teknik dan Fitur yang terdapat dalam e-Filing: Data Capture, Mark Reader, OCR, OMR, ICR, Barcode Recognition, Patch Code Recogniton, Auto Form Identification, Metadata,
   •Membahas Workflow dokumen yang ideal untuk keluar masuknya dokumen di perusahaan atau bahkan pada suatu unit atau department.
6. Praktek dan Diskusi Kelas.
   Para peserta akan diberikan software untuk dapat mendeteksi terhadap dokumen-dokumen softcopy yang: Same name and size, Same content, Full Clones.
   •Software pembuatan “Barcode ISO” yang memudahkan dalam penyimpanan dokumen dan inventaris kantor.